ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F) – JOM GUADELOUPE

Le réseau Jeunesse Outre Mer qui a pour mission d’œuvrer en faveur de l’insertion professionnelle des jeunes et plus particulièrement, ceux issus des Outre-Mers français.
La délégation JOM Guadeloupe recherche un assistant de direction (H/F) qui sera capable de soutenir nos dirigeants .

Description du poste : 

Avec les membres du bureau, l’assistant de direction (H/F) est le bras droit de la déléguée. Cette personne sera une personne polyvalente autonome, capable de résoudre des problèmes, et dotée de compétences en communication. Elle aura une expérience préalable du travail dans un environnement de bureau, et du soutien à la direction. 

En outre, l’assistant de direction (H/F) mène plusieurs missions au sein de l’association. Ainsi, il est amené à collaborer étroitement avec le président, le délégué Antilles Guyane, et la déléguée régionale.

Rôle :

– Gérer la correspondance de l’association 

– Gérer le fichier des adhérents 

– Transmettre toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de l’association

– Veiller au respect des obligations statutaires 

– Gérer les réunions : ordre du jour et compte-rendu, conseil d’administration, assemblée générale 

– Archiver et classer tous les documents utiles à la vie de l’association (statuts, règlement intérieur, extrait de l’avis de publication de création dans le journal officiel ; récépissés de déclaration délivrés par les services préfectoraux, comptes rendus des assemblées générales, du Comité directeur et du Bureau, baux, factures, etc.).

Missions (liste non exhaustive) :

– Traiter les appels téléphoniques, les courriers et les mails : donner une réponse à toutes les demandes et doléances ;

– Assurer et entretenir le lien entre le réseau et les partenaires

– Transmettre à l’organe compétent les courriers qui nécessitent une attention particulière ;

– Lister tous les adhérents (nom, prénoms, coordonnées…)

– Rédiger des notes d’information à destination des adhérents ;

– Déclarer à la préfecture la liste des membres du bureau ainsi que toute modification qui intervient dans la vie de l’association (transfert du siège social, changement de dirigeant…) ;

– Publier au journal officiel — dans les délais impartis — les modifications statutaires ;

– Organiser et planifier les réunions : assemblées générales, conseil d’administration, comité directeur, bureau ;

– Veiller au respect du suivi de l’ordre du jour établi et du temps imparti à chaque point abordé

– Rédiger les comptes-rendus de réunion 

– Tenir à jour tous les registres de l’association.

– Répondre aux demandes sur les réseaux sociaux

– Gérer les notes de frais

Réaliser de la veille informationnelle

Qualités requises :

– Diplomate : il veille au bon relationnel entre les dirigeants, les adhérents, les bénéficiaires (résolution des problèmes et des conflits), mais aussi les partenaires ;

– Ouvert et communicant : il doit en outre posséder un bon rédactionnel 

– Organisé : La tenue régulière des documents obligatoires de l’association requiert de la rigueur et de la dextérité.

Candidature (CV + Lettre de motivation) par e-mail à l’adresse : guadeloupe@jeunesseoutremer.org